Die Bundesregierung möchte Unternehmen von Bürokratie entlasten und kündigt im Programm „Ein Programm für Aufschwung und Beschäftigung“ unter anderem Erleichterungen bei Datenschutz-Dokumentationspflichten an. Gleichzeitig stehen Unternehmen mit der europäischen Entgelttransparenzrichtlinie vor einer der umfangreichsten organisatorischen Veränderungen im Personalbereich der vergangenen Jahre. Viele Verantwortliche fragen sich deshalb, ob Datenschutz künftig überhaupt noch dieselbe Bedeutung haben wird. Die Antwort ist eindeutig: Ja. Datenschutz und Entgelttransparenz werden häufig als zwei voneinander unabhängige Rechtsgebiete betrachtet. Tatsächlich zeigt die praktische Umsetzung jedoch, dass beide Themen eng miteinander verbunden sind und nur gemeinsam rechtskonform umgesetzt werden können.

Warum die aktuelle Diskussion viele Unternehmen verunsichert

⬆️ zurück zum Inhaltsverzeichnis Die öffentliche Diskussion über den Bürokratieabbau vermittelt derzeit leicht den Eindruck, Datenschutz werde künftig erheblich an Bedeutung verlieren. Besonders die angekündigte Überprüfung von Dokumentationspflichten wird von vielen Unternehmen als Signal verstanden, dass sich der Aufwand für Datenschutz deutlich reduzieren könnte. Gleichzeitig bereiten sich zahlreiche Unternehmen auf die Umsetzung der europäischen Entgelttransparenzrichtlinie vor. Diese verpflichtet Arbeitgeber dazu, Entgeltstrukturen transparenter zu gestalten, Auskunftsansprüche zu erfüllen, Entgeltunterschiede zu analysieren und teilweise umfangreiche Berichte zu erstellen. Genau an dieser Stelle entsteht häufig ein Missverständnis. Die Verringerung einzelner Dokumentationspflichten bedeutet nicht automatisch, dass weniger personenbezogene Daten verarbeitet oder geringere datenschutzrechtliche Anforderungen eingehalten werden müssen.

Was die Bundesregierung plant

⬆️ zurück zum Inhaltsverzeichnis Im Programm „Ein Programm für Aufschwung und Beschäftigung“ kündigt die Bundesregierung unter dem Kapitel „Moderner Datenschutz für mehr Wachstum“ verschiedene Maßnahmen zum Bürokratieabbau an. Hierzu gehören unter anderem:

• Vereinfachung datenschutzrechtlicher Verfahren,
• Überprüfung bestehender Dokumentationspflichten,
• Entlastung kleiner und mittlerer Unternehmen,
• Initiativen auf europäischer Ebene zur Reduzierung bürokratischer Anforderungen.

Diese Zielsetzung ist grundsätzlich nachvollziehbar. Gerade kleinere Unternehmen leiden häufig unter einem hohen administrativen Aufwand. Wichtig ist jedoch die Unterscheidung zwischen Dokumentationspflichten und den eigentlichen materiellen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung.

Entgelttransparenz schafft neue organisatorische Anforderungen

⬆️ zurück zum Inhaltsverzeichnis Die europäische Entgelttransparenzrichtlinie wird in vielen Unternehmen tiefgreifende organisatorische Veränderungen auslösen. Dabei geht es längst nicht nur um einzelne Auskunftsansprüche von Beschäftigten. Vielmehr müssen Unternehmen künftig unter anderem

• geschlechtsneutrale Entgeltstrukturen entwickeln,
• objektive Entgeltkriterien festlegen,
• Arbeitsbewertungen durchführen,
• Beschäftigtengruppen vergleichen,
• Entgeltunterschiede analysieren,
• Auskunftsansprüche bearbeiten,
• Entgeltberichte erstellen und
• gegebenenfalls gemeinsame Entgeltbewertungen durchführen.

Datenschutz bleibt unverzichtbar

⬆️ zurück zum Inhaltsverzeichnis Die politische Diskussion konzentriert sich derzeit häufig auf einzelne Dokumentationspflichten, insbesondere auf das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DS-GVO. Dadurch entsteht leicht der Eindruck, Datenschutz bestehe im Wesentlichen aus einer Sammlung von Dokumenten. Diese Sichtweise greift jedoch deutlich zu kurz. Gerade bei der Umsetzung der Entgelttransparenz entstehen zahlreiche neue oder erweiterte Verarbeitungsvorgänge. Unternehmen müssen deshalb prüfen, welche datenschutzrechtlichen Anforderungen auf die neuen Prozesse anzuwenden sind und wie diese organisatorisch umgesetzt werden können. Unternehmen müssen insbesondere weiterhin

• eine geeignete Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung personenbezogener Daten bestimmen,
• die Zwecke der Verarbeitung eindeutig festlegen,
• die Grundsätze der Datenminimierung und Zweckbindung beachten,
• geeignete technische und organisatorische Maßnahmen umsetzen,
• Zugriffs- und Berechtigungskonzepte festlegen,
• Lösch- und Aufbewahrungsfristen berücksichtigen,
• Informations- und Auskunftspflichten erfüllen sowie
• die Einhaltung dieser Anforderungen nachvollziehbar nachweisen können.

Keine dieser Verpflichtungen entfällt allein deshalb, weil einzelne Dokumentationspflichten vereinfacht oder angepasst werden.

Warum gerade kleine und mittlere Unternehmen besonders betroffen sind

⬆️ zurück zum Inhaltsverzeichnis Gerade kleine und mittlere Unternehmen könnten den Eindruck gewinnen, dass sie künftig deutlich weniger Datenschutz benötigen. Diese Schlussfolgerung wäre jedoch gefährlich. Große Unternehmen verfügen häufig bereits über

• spezialisierte Personalabteilungen,
• Vergütungsexperten,
• Compliance-Abteilungen,
• Datenschutzbeauftragte,
• standardisierte Bewertungsverfahren und
• etablierte Governance-Strukturen.

In kleinen und mittleren Unternehmen werden diese Aufgaben dagegen häufig von wenigen Personen gleichzeitig wahrgenommen. Geschäftsführung, Personalwesen, Datenschutz und Organisation arbeiten oftmals eng zusammen oder werden sogar von denselben Verantwortlichen betreut. Gerade deshalb benötigen KMU nachvollziehbare Prozesse, eindeutige Zuständigkeiten und eine funktionierende Datenschutzorganisation.

Datenschutz ist mehr als ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

⬆️ zurück zum Inhaltsverzeichnis In der öffentlichen Diskussion wird Datenschutz häufig auf das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten reduziert. Tatsächlich stellt das VVT lediglich einen Baustein einer funktionierenden Datenschutzorganisation dar. Zur Datenschutzorganisation gehören beispielsweise auch

• Datenschutzinformationen für Beschäftigte,
• Verfahrensregelungen und Verantwortlichkeiten,
• Rollen- und Berechtigungskonzepte,
• Regelungen zur Aufbewahrung und Löschung personenbezogener Daten,
• technische und organisatorische Maßnahmen,
• Schulungen und Sensibilisierung der Beschäftigten,
• interne Prüf- und Kontrollmaßnahmen sowie
• Nachweise zur Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.

Gerade die Entgelttransparenzrichtlinie macht deutlich, dass Datenschutz nicht als isolierte Dokumentationspflicht verstanden werden darf. Vielmehr ist er Bestandteil einer funktionierenden Unternehmensorganisation und schafft die Grundlage für rechtssichere und nachvollziehbare Prozesse.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

⬆️ zurück zum Inhaltsverzeichnis Auch wenn der deutsche Gesetzgeber die Entgelttransparenzrichtlinie derzeit noch nicht umgesetzt hat, sollten Unternehmen die verbleibende Zeit sinnvoll nutzen. Die Einführung der Entgelttransparenz wird zahlreiche organisatorische Prozesse berühren. Wer erst nach Inkrafttreten der nationalen Regelungen mit der Umsetzung beginnt, gerät schnell unter erheblichen Zeitdruck. Für die operative Vorbereitung sollten Unternehmen anschließend insbesondere die folgenden Maßnahmen frühzeitig einleiten, systematisch aufeinander abstimmen und in eine nachvollziehbare Umsetzungsstruktur überführen:

• bestehende Datenschutzprozesse auf ihre Eignung für die Entgelttransparenz überprüfen,
• das Personalwesen und den Datenschutz frühzeitig miteinander verzahnen,
• geplante Verarbeitungsvorgänge im Zusammenhang mit der Entgelttransparenz frühzeitig und systematisch analysieren, ihre datenschutzrechtlichen Auswirkungen bewerten und die erforderlichen organisatorischen sowie technischen Maßnahmen festlegen,
• Verantwortlichkeiten eindeutig festlegen,
• interne Richtlinien und Verfahren rechtzeitig anpassen,
• die erforderlichen Datenschutzinformationen überprüfen und gegebenenfalls ergänzen sowie
• eine nachvollziehbare Organisations- und Nachweisstruktur aufbauen.

Fazit

⬆️ zurück zum Inhaltsverzeichnis Die angekündigten Maßnahmen zum Bürokratieabbau verfolgen das nachvollziehbare Ziel, Unternehmen von unnötigen Verwaltungsaufgaben zu entlasten. Daraus darf jedoch nicht der Schluss gezogen werden, dass Datenschutz künftig an Bedeutung verliert. Datenschutz ist deshalb kein Hindernis der Entgelttransparenz. Er ist vielmehr eine ihrer wesentlichen organisatorischen Voraussetzungen. Unternehmen sollten die aktuelle Diskussion daher nicht ausschließlich unter dem Gesichtspunkt möglicher Erleichterungen betrachten, sondern die verbleibende Zeit nutzen, um ihre organisatorischen Strukturen gezielt auf die kommenden Anforderungen vorzubereiten.

Weiterführende Informationen

⬆️ zurück zum Inhaltsverzeichnis Auf datenschutz-remstal.de begleiten wir die Umsetzung der europäischen Entgelttransparenzrichtlinie fortlaufend mit aktuellen Fachbeiträgen, Praxishilfen und organisatorischen Handlungsempfehlungen. Derzeit entsteht außerdem ein umfassender Grundlagenbeitrag, der die Zusammenhänge zwischen Entgelttransparenz, Datenschutz, Governance und Unternehmensorganisation ausführlich erläutert. Wenn Sie sich frühzeitig mit den organisatorischen Anforderungen befassen, können Sie spätere Umsetzungsaufwände deutlich reduzieren und gleichzeitig die Qualität Ihrer internen Prozesse nachhaltig verbessern.